La presentació de la majoria dels procediments a través de la seu electrònica de la Direcció General d'Ordenació del Joc (DGOJ) exigeix el registre de la sol·licitud, ja sigui en forma electrònica o bé en forma presencial.
En aquest últim cas, la resta de la tramitació continua sent electrònica, podent el sol·licitant ser notificat a través de la seu electrònica o consultar l'estat de les seves sol·licituds a la mateixa seu.
A continuació s'expliquen les dues formes de registre de les sol·licituds i els elements necessaris.
- REGISTRE ELECTRÒNIC
- Què és un certificat electrònic
- Passos per obtenir un certificat
- Qui pot sol·licitar un certificat?
- Obtenció del certificat
- Instal·lació del certificat
- Període de validesa del certificat
- Renovar un certificat
- Revocar un certificat
- Eliminar un certificat
- Quina documentació necessito per acreditar la identitat?
- Com accedir amb Cl@ve
- Com registrar-se en Cl@ve
- REGISTRE ELECTRÒNIC
Per realitzar el registre de la sol·licitud a través de la seu electrònica és necessari disposar d'un certificat electrònic emès per una autoritat de certificació reconeguda. Pot descarregar-se la relació d'entitats reconegudes o consultar-la a la pàgina web de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques
Depenent de qui realitzarà el registre electrònic, es podran emprar els següents tipus de certificats:
- en el cas que sigui una persona física, si es posseeix el DNI electrònic o un certificat electrònic d'una altra autoritat de certificació reconeguda.
- en el cas de tractar-se d'una persona jurídica, certificat de persona jurídica emès a nom del responsable legal de l'entitat sol·licitant.
En ambdós casos, el valor del NIF present en els dos tipus de certificats mencionats, haurà de ser el mateix que l'utilitzat en el camp dedicat al representant de l'entitat sol·licitant.
1.1 Què és un certificat electrònic
El certificat electrònic és un document signat electrònicament per una entitat amb capacitat per fer-ho, que permet identificar persones físiques, jurídiques i entitats sense personalitat jurídica.
Els certificats poden presentar-se en diferents formats, ja sigui en targeta (certificats hardware) com el DNI electrònic (DNIe) o en format programari, com els emesos per la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT), incloent-hi en aquest cas els "certificats al núvol" proporcionats a través del sistema Cl@ve..
1.2 Passos per obtenir un certificat
Els passos bàsics per obtenir el certificat electrònic, i que es desenvoluparan posteriorment, són:
- Sol·licitud per Internet davant una Autoritat de Certificació (AC). En aquest pas s'obté el “Codi de sol·licitud”. Imprimeixi'l.
- Compareixença del sol·licitant davant una oficina de Registre Autoritzada. S'aportarà el codi de sol·licitud anterior juntament amb la documentació corresponent.
- Descàrrega del certificat electrònic des del mateix ordinador utilitzat per a la sol·licitud o obtenció de la targeta corresponent o capacitat d'ús del certificat al núvol.
1.3 Qui pot sol·licitar un certificat?
• Persones físiques majors d'edat que posseeixin NIF (no hi ha possibilitat d'expedir certificats a representants de persones físiques). Només poden tenir un certificat en vigor emès al seu nom, excepte si són de diferents entitats emissores. La sol·licitud d'un de nou amb les mateixes dades, revoca l'anterior, quedant aquest inoperatiu.
També podran obtenir un certificat aquelles persones estrangeres (sense necessitat de residir en territori espanyol) i que posseeixin un Número d'Identificació d'Estrangers (NIE) o en el cas que siguin ciutadans comunitaris i no tinguin la targeta de residència, amb el Certificat de Registre de Ciutadans de la Unió i el seu Passaport
• Persones jurídiques amb NIF definitiu. Podran tenir emesos i en vigor tants certificats com representants legals o voluntaris tinguin, sempre que aquests últims aportin un poder bastant amb mandat especial i exprés a efectes de la sol·licitud del certificat electrònic.
1.4 Obtenció del certificat
En primer lloc és precís sol·licitar el certificat electrònic per Internet des del lloc web d'una Autoritat de Certificació (AC). Realitzada la sol·licitud, el sol·licitant acreditarà la seva identitat personant-se davant alguna de les oficines de registre (Autoritats de Registre) habilitades per l'AC amb el codi de sol·licitud i la documentació que es requereixi en cada cas. Finalment, des del mateix ordinador des del qual es va sol·licitar, es descarrega el certificat per Internet (per a certificats programari i no de targeta).
Per operar amb la DGOJ a https://sede.ordenacionjuego.gob.es es pot consultar la llista d'Autoritats de Certificació acreditades.
Així mateix, al lloc web de cada AC, es trobaran les oficines de registre admeses per cadascuna d'elles, el procediment d'obtenció, renovació, revocació, terminis, etc. del certificat electrònic.
1.5 Instal·lació del certificat
Emes un certificat per l'AC s'instal·larà al navegador del nostre ordinador. Quan es tracta d'un certificat al núvol o hardware, no serà necessari instal·lar-lo al navegador, havent d'utilitzar un lector de targetes en aquest últim cas.
En el cas de tenir un certificat electrònic en format programari és recomanable exportar-lo a un dispositiu USB o un altre mitjà d'emmagatzematge per tenir una còpia de seguretat. També pot exportar-se per simultaniejar el seu ús en altres equips o navegadors.
1.6 Període de validesa del certificat
És diferent depenent del tipus de certificat, de l'àmbit del seu ús i de l'AC que l'emeti. Un certificat de persona jurídica per a l'àmbit tributari emès per la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT) té un període de validesa de 2 anys i de 3 per a una persona física. Expirat el període de validesa, caduca i deixa d'estar operatiu.
1.7 Renovar un certificat
La renovació ha de realitzar-se amb antelació a la data de caducitat d'aquest, no sent necessari de nou acudir a l'oficina de registre. Pot renovar-se des de 60 dies abans de la seva data de caducitat.
1.8 Revocar un certificat
La revocació consisteix a anul·lar la validesa del certificat abans de la seva caducitat en cas de pèrdua o sospita que el certificat hagi estat copiat per persones estranyes.
1.9 Eliminar un certificat
Consisteix a eliminar el certificat del navegador o d'una targeta criptogràfica. Realitzada aquesta operació no es podrà usar el mateix tret que s'hagi fet còpia de seguretat (només en el cas de certificat en format programari). No és possible realitzar còpia de seguretat d'un certificat en targeta.
1.10 Quina documentació necessito per acreditar la identitat?
Cada AC estableix la documentació que ha de presentar-se per acreditar la identitat i que es troba publicada al lloc web de cadascuna d'elles. A continuació s'indiquen els documents que s'han de presentar per obtenir el certificat electrònic de la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT)
1.10.1 Persona física
Les persones físiques acudiran a les oficines d'acreditació amb la següent documentació:
- Codi de sol·licitud del Certificat prèviament obtingut per Internet
- DNI o targeta de residència (NIE) per als ciutadans extracomunitaris. Vegeu apartat 1.10.1.1
- Els ciutadans comunitaris que no tinguin la targeta de residència, presentaran el "Certificat de Registre de Ciutadans de la Unió i el seu Passaport"
El registre físic per a l'obtenció del certificat podrà realitzar-lo en:
Espanya:
A les Oficines que pot trobar a través del servei de localització de les OFICINES MÉS PROPERES de la FNMT,
Entre les oficines de Registre estan disponibles les oficines de la Seguretat Social i les Delegacions i Administracions de l'AEAT. Aquestes últimes pot consultar-les directament en el següent enllaç. Delegacions i Administracions de l'AEAT
A l'estranger
A les OFICINES CONSULARS DE CARRERA d'Espanya a l'estranger, no sent possible en els registres duaners.
En el cas de registrar-se en una oficina consular, i amb la finalitat d'agilitar els tràmits, pot sol·licitar a la pròpia Oficina Consular, que enviï una còpia del contracte escanejada a l'adreça registroceres@fnmt.es. L'enviament d'aquesta còpia no eximeix d'enviar el contracte original a la FNMT - RCM, tal com està establert en els procediments corresponents.
En aquest compte no es tractarà cap assumpte que no estigui relacionat amb l'emissió de certificats sol·licitats als consolats.
AVÍS IMPORTANT: No es podran registrar certificats de persona jurídica en les Oficines Consulars de carrera d'Espanya a l'estranger.
1.10.1.1 Número d'Identitat d'Estranger (NIE)
Els estrangers que, pels seus interessos econòmics, professionals o socials, es relacionin amb Espanya, seran dotats, a efectes d'identificació, d'un número personal, únic i exclusiu, de caràcter seqüencial.
El número personal serà l'identificador de l'estranger, que haurà de figurar en tots els documents que se li expedeixin o tramitin, així com les diligències que s'estampin en la seva targeta d'identitat o passaport.
Per a l'assignació de NIE per raó d'interessos econòmics, professionals o socials, s'admetran les següents sol·licituds:
- Les presentades a Espanya personalment per l'interessat,
- Les presentades a Espanya a través de representant,
- Les que es presentin en les Representacions Diplomàtiques o Oficines Consulars espanyoles ubicades al país de residència del sol·licitant, corresponents a la seva demarcació de residència.
Per a l'assignació del citat número hauran d'aportar els següents documents:
- Imprès-sol·licitud normalitzat (EX-15), degudament emplenat i signat per l'estranger.
- Original i còpia del passaport complet, o document d'identitat, o títol de viatge o cèdula d'inscripció en vigor.
- Comunicació de les causes econòmiques, professionals o socials que justifiquen la sol·licitud.
- Quan sigui sol·licitat a través d'un representant, aquest acreditarà comptar amb poder suficient en el qual consti de forma expressa que se'l faculta per presentar tal sol·licitud.
Nota important: tot document públic estranger no comunitari haurà de ser prèviament legalitzat i, en cas necessari, haurà d'estar traduït al castellà o llengua cooficial del territori on es presenti la sol·licitud. Per obtenir informació a aquest respecte, pot consultar la fulla informativa de la Secretaria General d'Immigració i Emigració.
1.10.2 Persona jurídica
Actualment la FNMT-RCM expedeix certificats electrònics de persona jurídica reconeguts en l'àmbit tributari. Per tant, l'operació de registre per a aquest tipus de certificats tan sol es pot realitzar a les oficines de l'Agència Estatal d'Administració Tributària o de la Comunitat Foral de Navarra amb la qual aquesta tingui subscrit un acord per a l'emissió d'aquests certificats. Per ampliar informació i obtenir un certificat de persona jurídica: Seu FNMT i a la pàgina web de l'AEAT
No es podran registrar certificats de persona jurídica en les Oficines Consulars de carrera d'Espanya a l'estranger
En relació amb el certificat electrònic de persones jurídiques, es comprovarà que l'entitat està legalment constituïda, que no s'ha extingit i que el seu representant legal/apoderat a aquest efecte, té el seu càrrec en vigor i és qui diu ser.
El representant legal o representant voluntari amb poder bastant amb mandat especial i exprés a efectes de la sol·licitud del certificat electrònic es PERSONARÀ a qualsevol oficina de l'AEAT, s'identificarà i acreditarà amb la documentació de l'entitat tenir capacitat per sol·licitar el certificat electrònic i signar el contracte amb la FNMT.
Si no ho desitja o no pot personar-se, aquest mateix representant legal/apoderat pot signar davant notari el contracte amb la FNMT i un cop que el notari estén una diligència de legitimació de signatura, ha de fer-la arribar a l'AEAT juntament amb la resta de la documentació.
El representant legal o voluntari presentarà a les oficines de l'AEAT:
- Codi de sol·licitud del Certificat prèviament obtingut per Internet
- Amb caràcter general, la següent documentació:
- Documentació relativa a l'entitat:
- Societats mercantils i altres persones jurídiques la inscripció de les quals sigui obligatòria en el Registre Mercantil: certificat del Registre Mercantil relatiu a les dades de constitució i personalitat jurídica d'aquestes.
- Associacions: si estan inscrites, aportaran el certificat del registre d'associacions. En cas contrari, l'acta fundacional, estatuts i nomenament de president acreditat mitjançant llibre d'actes o certificació expedida pel secretari.
- Fundacions: certificat del registre de fundacions amb les dades d'inscripció i del patronat (es precisa la signatura de tots). Si el patronat apodera o delega la seva capacitat per obtenir el certificat electrònic, ho farà en poder notarial.
- Cooperatives: certificat del registre de cooperatives juntament amb les dades d'inscripció i del Consell Rector (signaran tots, tret que hagin acordat atorgar la representació al president).
- Societats civils i altres persones jurídiques: document públic que acrediti la seva constitució de manera fefaent.
- Persones jurídiques no residents: aportaran còpia legalitzada dels documents indicats anteriorment si no estiguessin atorgats a Espanya, en la qual consti l'apostil·la de la Haia, traduïda, en el seu cas, per un traductor oficial.
- Documentació relativa al representant:
- Si el sol·licitant és administrador o representant legal del subjecte a inscripció registral: certificat del registre corresponent relatiu al seu nomenament i vigència del seu càrrec. Aquest certificat haurà d'haver estat expedit durant els deu dies anteriors a la data de sol·licitud del certificat electrònic de persona jurídica per a l'àmbit tributari, termini que començarà a comptar des de l'endemà al de la data d'expedició, sense computar dissabtes, diumenges i festius.
- Si el representant legal és una entitat jurídica la certificació haurà d'assenyalar la persona física que al seu torn el representa.
- Supòsits més freqüents de representació legal:
- Administrador únic: se li atribueixen de mode exclusiu les facultats de representació de la societat. S'identificarà mitjançant el DNI o passaport i signarà el contracte amb la FNMT.
- Administradors mancomunats: concorren diversos administradors que han d'actuar conjuntament i tots han de signar el contracte amb la FNMT.
- Administradors solidaris: estarà format per diversos administradors, els quals detenten de manera individualitzada les facultats pròpies de representant, podent actuar cadascun d'ells independentment dels altres. Pot signar qualsevol d'ells.
- Consell d'administració: el poder de representació propi correspon al Consell que actuarà col·legiadament. No obstant això, els estatuts podran atribuir, a més, el poder de representació a un o diversos membres del Consell a títol individual o conjunt, havent de constar inscrit en el Registre Mercantil.
- En el supòsit de representació voluntària, és precís poder notarial que contingui expressament autorització per sol·licitar el certificat electrònic.
1.11 Com accedir amb Cl@ve
Cl@ve és un sistema orientat a unificar i simplificar l'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. El seu objectiu principal és que el ciutadà pugui identificar-se davant l'Administració mitjançant claus prèviament concertades (usuari més contrasenya), sense haver de recordar claus diferents per accedir als diferents serveis, així com facilitant l'ús dels certificats al no vincular el seu ús a la utilització de dispositius hardware ni a la instal·lació de programari algun.
1.12 Com registrar-se en Cl@ve
Per accedir amb cl@ve a la Seu Electrònica de la DGOJ, haurà de registrar-se en el sistema Cl@ve mitjançant un registre de nivell avançat. Per a això, és imprescindible registrar-se de forma presencial a qualsevol oficina de la Seguretat Social, de l'Agència Estatal de l'Administració Tributària, del Servei Públic d'Ocupació o de les Delegacions del Govern, o utilitzar el certificat digital o DNI electrònic en el servei de registre del web de Cl@ve. (https://clave.gob.es/clave_Home/registro/Como-puedo-registrarme.html)
El ciutadà usuari dels serveis d'administració electrònica pot escollir el mètode d'identificació que desitja usar entre els disponibles per al nivell d'assegurament requerit per l'aplicació.
En concret, per validar-se a la Seu Electrònica de la DGOJ, està disponible l'ús de claus concertades mitjançant Cl@ve permanent
Cl@ve permanent: És un sistema d'autenticació dissenyat per a persones que necessiten accedir freqüentment als serveis electrònics de l'Administració. Es basa en l'ús d'un codi d'usuari, el seu DNI o NIE, i d'una contrasenya que s'estableix en el procés d'activació i que només ha de ser coneguda per tu. Per accedir al procés d'activació és necessari que prèviament t'hagis registrat en el sistema.
Per als serveis d'administració electrònica que requereixin un nivell de seguretat elevat, el sistema reforça l'autenticació amb la sol·licitud d'introducció d'un codi numèric d'un sol ús (One Time Password, OTP) que s'envia prèviament per missatge SMS al teu telèfon mòbil.
Pot obtenir informació més detallada sobre les opcions disponibles actualment i tot el relatiu a cl@ve a través del següent enllaç: https://clave.gob.es
- REGISTRE PRESENCIAL
Si no disposa d'un certificat electrònic, un cop emplenat el formulari, adjuntats els arxius corresponents i confirmada la sol·licitud de presentació, s'obtindrà un imprès oficial de la sol·licitud, que un cop imprès haurà de ser signat per poder presentar-lo en un registre administratiu físic, sent aquest mètode igualment vàlid que el registre electrònic.
A tots els efectes, la documentació presentada per seu electrònica té la mateixa validesa que si s'hagués registrat electrònicament i la resta de la tramitació és electrònica, podent l'interessat ser notificat en seu o consultar l'estat dels seus tràmits a la mateixa.
És necessari recordar que el document imprès per a la seva presentació presencial és un resum de la sol·licitud, no contenint informació rellevant de la sol·licitud més que la identificació de l'interessat, del representant (si n'hi hagués) i altra informació de contacte general.
Es podrà doncs, emplenar la sol·licitud a la seu electrònica, imprimir el document oficial per a la seva presentació per registre, signar-lo i presentar-lo a qualsevol dels registres administratius habilitats.
La normativa bàsica que regula els registres administratius es conté, fonamentalment, en la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, així com en el Reial Decret 209/2003, de 21 de febrer, pel qual es regulen els registres i notificacions telemàtiques, així com la utilització de mitjans telemàtics per a la substitució de l'aportació de certificats pels ciutadans.
2.1 Quines són les oficines de registre
Els documents que els interessats adrecin als òrgans de les Administracions Públiques podran presentar-se:
- ) En el registre electrònic de l'Administració o Organisme al qual s'adrecin, així com en els restants registres electrònics de qualsevol dels subjectes als quals es refereix l'article 2.1.
- ) A les oficines de Correus, en la forma que reglamentàriament s'estableixi.
- ) A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d'Espanya a l'estranger.
- ) A les oficines d'assistència en matèria de registres.
- ) En qualsevol altre que estableixin les disposicions vigents.
El Ministeri d'Hisenda actualitza i publica la relació de les oficines de registre de l'Administració General de l'Estat i dels seus Organismes públics.
