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La presentación de la mayoría de los procedimientos a través de la sede electrónica de la Dirección General de Ordenación del Juego (DGOJ) exige el registro de la solicitud, ya sea en forma electrónica o bien en forma presencial.
En este último caso, el resto de la tramitación sigue siendo electrónica, pudiendo el solicitante ser notificado a través de la sede electrónica o consultar el estado de sus solicitudes en la misma sede.
A continuación se explican las dos formas de registro de las solicitudes y los elementos necesarios.
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REGISTRO ELECTRÓNICO
- Qué es un certificado electrónico
- Pasos para obtener un certificado
- ¿Quiénes pueden solicitar un certificado?
- Obtención del certificado
- Instalación del certificado
- Período de validez del certificado
- Renovar un certificado
- Revocar un certificado
- Eliminar un certificado
- ¿Qué documentación necesito para acreditar la identidad?
- Cómo acceder con Cl@ve
- Cómo registrarse en Cl@ve
Para realizar el registro de la solicitud a través de la sede electrónica es necesario disponer de un certificado electrónico emitido por una autoridad de certificación reconocida. Puede descargase la relación de entidades reconocidas o consultarla en la página web de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas
Dependiendo de quién realizará el registro electrónico, se podrán emplear los siguientes tipos de certificados:
- en el caso de que sea una persona física, si se posee el DNI electrónico o un certificado electrónico de otra autoridad de certificación reconocida.
- en el caso de tratarse de una persona jurídica, certificado de persona jurídica emitido a nombre del responsable legal de la entidad solicitante.
En ambos casos, el valor del NIF presente en los dos tipos de certificados mencionados, deberá ser el mismo que el utilizado en el campo dedicado al representante de la entidad solicitante.
1.1 Qué es un certificado electrónico 
El certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por una entidad con capacidad para ello, que permite identificar a personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.
Los certificados pueden presentarse en distintos formatos, ya sea en tarjeta (certificados hardware) como el DNI electrónico (DNIe) o en formato software, como los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), incluyendo en este caso los "certificados en la nube" proporcionados a través del sistema Cl@ve..
1.2 Pasos para obtener un certificado
Los pasos básicos para obtener el certificado electrónico, y que se desarrollarán posteriormente, son:
- Solicitud por Internet ante una Autoridad de Certificación (AC). En este paso se obtiene el “Código de solicitud”. Imprímalo.
- Comparecencia del solicitante ante una oficina de Registro Autorizada. Se aportará el código de solicitud anterior junto con la documentación correspondiente.
- Descarga del certificado electrónico desde el mismo ordenador utilizado para la solicitud u obtención de la tarjeta correspondiente o capacidad de uso del certificado en la nube.
1.3 ¿Quiénes pueden solicitar un certificado?
• Personas físicas mayores de edad que posean NIF (no hay posibilidad de expedir certificados a representantes de personas físicas). Sólo pueden tener un certificado en vigor emitido a su nombre, salvo que sean de distintas entidades emisoras. La solicitud de uno nuevo con los mismos datos, revoca el anterior, quedando este inoperativo.
También podrán obtener un certificado aquellas personas extranjeras (sin necesidad de residir en territorio español) y que posean un Número de Identificación de Extranjeros (NIE) o en el caso de que sean ciudadanos comunitarios y no tengan la tarjeta de residencia, con el Certificado de Registro de Ciudadanos de la Unión y su Pasaporte
• Personas jurídicas con NIF definitivo. Podrán tener emitidos y en vigor, tantos certificados como representantes legales o voluntarios tengan, siempre que éstos últimos aporten un poder bastante con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado electrónico.
En primer lugar es preciso solicitar el certificado electrónico por Internet desde el sitio web de una Autoridad de Certificación (AC). Realizada la solicitud, el solicitante acreditará su identidad personándose ante alguna de las oficinas de registro (Autoridades de Registro) habilitadas por la AC con el código de solicitud y la documentación que se requiera en cada caso. Por último, desde el mismo ordenador desde el que se solicitó, se descarga el certificado por Internet (para certificados software y no de tarjeta).
Para operar con la DGOJ en https://sede.ordenacionjuego.gob.es se puede consultar la lista de Autoridades de Certificación acreditadas.
Asimismo, en el sitio web de cada AC, se encontrarán las oficinas de registro admitidas por cada una de ellas, el procedimiento de obtención, renovación, revocación, plazos, etc. del certificado electrónico.
1.5 Instalación del certificado
Emitido un certificado por la AC se instalará en el navegador de nuestro ordenador. Cuando se trata de un certificado en la nube o hardware, no será necesario instalarlo en el navegador, teniendo que utilizar un lector de tarjetas en este último caso.
En el caso de tener un certificado electrónico en formato software es recomendable exportarlo a un dispositivo USB u otro medio de almacenamiento para tener una copia de seguridad. También puede exportarse para simultanear su uso en otros equipos o navegadores.
1.6 Período de validez del certificado
Es diferente dependiendo del tipo de certificado, del ámbito de su uso y de la AC que lo emita. Un certificado de persona jurídica para el ámbito tributario emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) tiene un período de validez de 2 años y de 3 para una persona física. Expirado el período de validez, caduca y deja de estar operativo.
La renovación debe realizarse con antelación a la fecha de caducidad del mismo, no siendo necesario de nuevo acudir a la oficina de registro. Puede renovarse desde 60 días antes de su fecha de caducidad.
La revocación consiste en anular la validez del certificado antes de su caducidad en caso de pérdida o sospecha de que el certificado haya sido copiado por personas extrañas.
Consiste en eliminar el certificado del navegador o de una tarjeta criptográfica. Realizada esta operación no se podrá usar el mismo salvo que se haya hecho copia de seguridad (sólo en el caso de certificado en formato software). No es posible realizar copia de seguridad de un certificado en tarjeta.
1.10 ¿Qué documentación necesito para acreditar la identidad?
Cada AC establece la documentación que debe de presentarse para acreditar la identidad y que se encuentra publicada en el sitio web de cada una de ellas. A continuación se indican los documentos que deben de presentarse para obtener el certificado electrónico de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)
Las personas físicas acudirán a las oficinas de acreditación con la siguiente documentación:
- Código de solicitud del Certificado previamente obtenido en Internet
- DNI o tarjeta de residencia (NIE) para los ciudadanos extracomunitarios. Ver apartado 1.10.1.1
- Los ciudadanos comunitarios que no tengan la tarjeta de residencia, presentaran el "Certificado de Registro de Ciudadanos de la Unión y su Pasaporte"
El registro físico para la obtención del certificado podrá realizarlo en:
España:
En las Oficinas que puede encontrar a través del servicio de localización de las OFICINAS MÁS CERCANAS de la FNMT,
Entre las oficinas de Registro están disponibles las oficinas de la Seguridad Social y las Delegaciones y Administraciones de la AEAT. Estas últimas puede consultarlas directamente en el siguiente enlace. Delegaciones y Administraciones de la AEAT
En el extranjero
En las OFICINAS CONSULARES DE CARRERA de España en el extranjero, no siendo posible en los registros aduaneros.
En el caso de registrarse en una oficina consular, y con el fin de agilizar los trámites, puede solicitar a la propia Oficina Consular, que envíe una copia del contrato escaneada a la dirección registroceres@fnmt.es. El envío de esta copia no exime de enviar el contrato original a la FNMT - RCM, tal y como está establecido en los procedimientos correspondientes.
En esta cuenta no se tratará ningún asunto que no esté relacionado con la emisión de certificados solicitados en los consulados.
AVISO IMPORTANTE: No se podrán registrar certificados de persona jurídica en las Oficinas Consulares de carrera de España en el extranjero.
1.10.1.1 Número de Identidad de Extranjero (NIE)
Los extranjeros que, por sus intereses económicos, profesionales o sociales, se relacionen con España, serán dotados, a efectos de identificación, de un número personal, único y exclusivo, de carácter secuencial.
El número personal será el identificador del extranjero, que deberá figurar en todos los documentos que se le expidan o tramiten, así como las diligencias que se estampen en su tarjeta de identidad o pasaporte.
Para la asignación de NIE por razón de intereses económicos, profesionales o sociales, se admitirán las siguientes solicitudes:
- Las presentadas en España personalmente por el interesado,
- Las presentadas en España a través de representante,
- Las que se presenten en las Representaciones Diplomáticas u Oficinas Consulares españolas ubicadas en el país de residencia del solicitante, correspondientes a su demarcación de residencia.
Para la asignación del citado número deberán aportar los siguientes documentos:
- Impreso-solicitud normalizado (EX-15), debidamente cumplimentado y firmado por el extranjero.
- Original y copia del pasaporte completo, o documento de identidad, o título de viaje o cédula de inscripción en vigor.
- Comunicación de las causas económicas, profesionales o sociales que justifican la solicitud.
- Cuando sea solicitado a través de un representante, éste acreditará contar con poder suficiente en el que conste de forma expresa que se le faculta para presentar tal solicitud.
Nota importante: todo documento público extranjero no comunitario deberá ser previamente legalizado y, en caso necesario, deberá estar traducido al castellano o lengua cooficial del territorio donde se presente la solicitud. Para obtener información a este respecto, puede consultar la hoja informativa de la Secretaría General de Inmigración y Emigración.
Actualmente la FNMT-RCM expide certificados electrónicos de persona jurídica reconocidos en el ámbito tributario. Por tanto, la operación de registro para este tipo de certificados tan solo se puede realizar en las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o de la Comunidad Foral de Navarra con la que ésta tenga suscrito un acuerdo para la emisión de estos certificados. Para ampliar información y obtener un certificado de persona jurídica: Sede FNMT y en la página web de la AEAT
No se podrán registrar certificados de persona jurídica en las Oficinas Consulares de carrera de España en el extranjero
En relación con el certificado electrónico de personas jurídicas, se comprobará que la entidad está legalmente constituida, que no se ha extinguido y que su representante legal/apoderado al efecto, tiene su cargo en vigor y es quien dice ser.
El representante legal o representante voluntario con poder bastante con mandato especial y expreso a efectos de la solicitud del certificado electrónico se PERSONARÁ en cualquier oficina de la AEAT, se identificará y acreditará con la documentación de la entidad tener capacidad para solicitar el certificado electrónico y firmar el contrato con la FNMT.
Si no lo desea o no puede personarse, ese mismo representante legal/apoderado puede firmar ante notario el contrato con la FNMT y una vez que el notario extiende una diligencia de legitimación de firma, debe hacerla llegar a la AEAT junto con el resto de la documentación.
El representante legal o voluntario presentará en las oficinas de la AEAT:
- Código de solicitud del Certificado previamente obtenido en Internet
- Con carácter general, la siguiente documentación:
- Documentación relativa a la entidad:
- Sociedades mercantiles y demás personas jurídicas cuya inscripción sea obligatoria en el Registro Mercantil: certificado del Registro Mercantil relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas.
- Asociaciones: si están inscritas, aportarán el certificado del registro de asociaciones. En caso contrario, el acta fundacional, estatutos y nombramiento de presidente acreditado mediante libro de actas o certificación expedida por el secretario.
- Fundaciones: certificado del registro de fundaciones con los datos de inscripción y del patronato (se precisa la firma de todos). Si el patronato apodera o delega su capacidad para obtener el certificado electrónico, lo hará en poder notarial.
- Cooperativas: certificado del registro de cooperativas junto con los datos de inscripción y del Consejo Rector (firmarán todos, salvo que hayan acordado otorgar la representación al presidente).
- Sociedades civiles y demás personas jurídicas: documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.
- Personas jurídicas no residentes: aportarán copia legalizada de los documentos indicados anteriormente si no estuvieran otorgados en España, en la que conste la apostilla de la Haya, traducida, en su caso, por un traductor oficial.
- Documentación relativa al representante:
- Si el solicitante es administrador o representante legal del sujeto a inscripción registral: certificado del registro correspondiente relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo. Este certificado deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de solicitud del certificado electrónico de persona jurídica para el ámbito tributario, plazo que comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.
- Si el representante legal es una entidad jurídica la certificación deberá señalar la persona física que a su vez lo representa.
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Supuestos más frecuentes de representación legal:
- Administrador único: se le atribuye de modo exclusivo las facultades de representación de la sociedad. Se identificará mediante el DNI o pasaporte y firmará el contrato con la FNMT.
- Administradores mancomunados: concurren varios administradores que deben actuar conjuntamente y todos deben firmar el contrato con la FNMT.
- Administradores solidarios: estará formado por varios administradores, los cuales detentan de manera individualizada las facultades propias de representante, pudiendo actuar cada uno de ellos independientemente de los demás. Puede firmar cualquiera de ellos.
- Consejo de administración: el poder de representación propio corresponde al Consejo que actuará colegiadamente. No obstante, los estatutos podrán atribuir, además, el poder de representación a uno o varios miembros del Consejo a título individual o conjunto, debiendo constar inscrito en el Registro Mercantil.
- En el supuesto de representación voluntaria, es preciso poder notarial que contenga expresamente autorización para solicitar el certificado electrónico.
Cl@ve es un sistema orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Su objetivo principal es que el ciudadano pueda identificarse ante la Administración mediante claves previamente concertadas (usuario más contraseña), sin tener que recordar claves diferentes para acceder a los distintos servicios, así como facilitando el uso de los certificados al no vincular su uso a la utilización de dispositivos hardware ni a la instalación de software alguno.
1.12 Cómo registrarse en Cl@ve
Para acceder con cl@ve a la Sede Electrónica de la DGOJ, deberá registrarse en el sistema Cl@ve mediante un registro de nivel avanzado. Para ello, es imprescindible registrarse de forma presencial en cualquier oficina de la Seguridad Social, de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, del Servicio Público de Empleo o de las Delegaciones del Gobierno, o utilizar el certificado digital o DNI electrónico en el servicio de registro de la web de Cl@ve. (http://clave.gob.es/clave_Home/registro/Como-puedo-registrarme.html)
El ciudadano usuario de los servicios de administración electrónica puede escoger el método de identificación que desea usar entre los disponibles para el nivel de aseguramiento requerido por la aplicación.
En concreto, para validarse en la Sede Electrónica de la DGOJ, está disponible el uso de claves concertadas mediante Cl@ve permanente
Cl@ve permanente: Es un sistema de autenticación diseñado para personas que necesitan acceder frecuentemente a los servicios electrónicos de la Administración. Se basa en el uso de un código de usuario, su DNI o NIE, y de una contraseña que se establece en el proceso de activación y que sólo debe ser conocida por ti. Para acceder al proceso de activación es necesario que previamente te hayas registrado en el sistema.
Para los servicios de administración electrónica que requieran un nivel de seguridad elevado, el sistema refuerza la autenticación con la solicitud de introducción de un código numérico de un solo uso (One Time Password, OTP) que se envía previamente por mensaje SMS a tu teléfono móvil.
Puede obtener información más detallada sobre las opciones disponibles actualmente y todo lo relativo a cl@ve a través del siguiente enlace: http://clave.gob.es
Si no dispone de un certificado electrónico, una vez cumplimentado el formulario, adjuntados los archivos correspondientes y confirmada la solicitud de presentación, se obtendrá un impreso oficial de la solicitud, que una vez impreso deberá ser firmado para poder presentarlo en un registro administrativo físico, siendo este método igualmente válido que el registro electrónico.
A todos los efectos, la documentación presentada por sede electrónica tiene la misma validez que si se hubiera registrado electrónicamente y el resto de la tramitación es electrónica, pudiendo el interesado ser notificado en sede o consultar el estado de sus trámites en la misma.
Es necesario recordar que el documento impreso para su presentación presencial es un resumen de la solicitud, no conteniendo información relevante de la solicitud más que la identificación del interesado, del representante (si lo hubiera) y otra información de contacto general.
Se podrá pues, rellenar la solicitud en la sede electrónica, imprimir el documento oficial para su presentación por registro, firmarlo y presentarlo en cualquiera de los registros administrativos habilitados.
La normativa básica que regula los registros administrativos se contiene, fundamentalmente, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas , así como en el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.
2.1 Cuáles son las oficinas de registro
Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:
- ) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
- ) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- ) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- ) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
- ) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
El Ministerio de Hacienda actualizada y publica la relación de las oficinas de registro de la Administración General del Estado y de sus Organismos públicos.
